Eigene E-Mail gestalten – Internet-E-Mail

Das Aussehen einer E-Mail bekommt immer mehr einen größeren Stellenwert. Wie es für eine Behauptung zehn unterschiedliche Meinungen gibt, so ist es auch im Design einer E-Mail. Viele schicken lieber eine Text-E-Mail oder aufgrund der schöneren optischen Form wird eine HTML-E-Mail verschickt. Und hier sind die Variationsmöglichkeiten enorm. Außerdem komplettieren die Anwendungstools der jeweiligen E-Mail-Programme die Designmöglichkeiten.

Ob Sie nun Ihre E-Mails über z.B. GMX online bearbeiten oder mit z.B. Outlook offline, gibt es für jede Situation Gestaltungsmöglichkeiten.

In meinem heutigen Beitrag möchte ich mich speziell mit Outlook 2007 befassen.

Hier zeige ich Ihnen, wie Sie schnell und einfach – ohne Programmierkenntnisse – eine Vorlage (Template) erstellen. Sie bleiben aber immer noch unabhängig in Ihrer Wahl, welche Art von E-Mail Sie verschicken wollen. Entweder nehmen Sie die Vorlage oder nicht. Eine kleine Voraussetzung gibt es trotzdem, nämlich den Umgang mit Tabellen.

Also ich zeige Ihnen, wie Sie eine HTML-E-Mail erstellen, aber ohne Eingabe von HTML-Befehlen. Und außerdem bediene ich mich der E-Mails, die ich bekommen habe. Das sind meine Beispiele. Wenn Sie keine HTML-E-Mails bekommen, dann suchen Sie einfach mal mit Google. Hier einige Suchbegriffe: "Outlook E-Mail Vorlagen" oder "Outlook Templates". Prinzipiell würde auch eine x-beliege Internetseite gehen.

Jede Internetseite besteht aus HTML-Code!

Und für die Gestaltung der Form sind die jeweiligen Effekte und Funktionen für uns jetzt nicht wichtig. Ein ganz wichtiger Punkt hier ist auch noch, dass wir aufpassen müssen, dass die E-Mail von der Speicherkapazität nicht zu groß wird. Denken Sie daran, Sie wissen nicht welches System der Empfänger hat. Je größer Ihre E-Mail, desto länger die Übertragung.

Drei weiterer wichtiger Punkt sollten wir auch nicht außer Acht lassen: Urheberrecht, Plagiat und Kopfzeile einer HTML-Zeile. Darauf werde ich in den jeweiligen Schrittfolgen eingehen.

So, nun fange ich an!

Schritt 1:
Ich suche mir eine E-Mail aus meinem Posteingang, die mir optisch gefällt.  Jetzt speichern Sie diese E-Mail unter einen anderen Namen. Achten Sie darauf, dass Sie den Speichertyp vorher ändern. In unserem Fall wird diese E-Mail eine Outlook-Vorlage mit einem kleinen Umweg. 

Dafür klicken Sie bitte auf das Register Text formatieren. Ganz rechts wählen Sie über Markieren->Alles markieren aus.

 

Jetzt klicken Sie auf dem Register Text formatieren weiter links auf Kopieren

und schließen diese E-Mail. Nun klicken Sie in Outlook auf Neu. Es öffnet sich ein neues Fenster für eine E-Mail und in den Textbereich klicken Sie mit der rechten Maustaste rein. Ein Hilfsfenster öffnet sich und Sie wählen Einfügen aus. Die kopierte Form wird eingefügt.

Bemerkung:

Sie könnten natürlich jetzt erwidern, dass man die Beispiel-E-Mail gleich unter einem anderen Namen hätte speichern können! Das stimmt. Aber damit hätten Sie die versteckten HTML-Informationen des Eigentümers mit gespeichert. Diese sind in der sogenannten Kopfzeile. Und das wollen Sie ja nicht! Sie wollen Ihre eigene Vorlage.

Um die Kopfzeile einer E-Mail zu lesen, klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail in Ihrem Posteingang. Es geht wiederrum ein Hilfsfenster auf und in diesem klicken Sie auf Nachrichtenoptionen. In dem jetzt sich öffnenden Fenster sehen Sie unten die Internetkopfzeilen der E-Mail.

 

Damit uns unsere Vorlage erstmal nicht verloren geht, speichern Sie bitte diese. Also Sie gehen auf Speichern unter. Es öffnet sich dann folgender Dialog

Hier ändern Sie den Dateinamen auf Beispiel und aus dem Dateityp machen Sie eine Outlook-Vorlage. Sie sehen, dass sich jetzt auch der Speicherort ändert. Nun schließen Sie die geöffnete E-Mail.

Schritt 2:
In Outlook gehen Sie jetzt auf Datei->Neu->Formular auswählen. Im nachfolgenden Dialog suchen Sie in Suchen in

die Bezeichnung Templates.

Und im unteren Auswahlfenster gehen Sie auf Beispiel. Jetzt öffnen Sie die Vorlage.

Schritt 3:
Wenn Sie sich oben die Register-Reiter anschauen, dann sind es nur fünf.

Klicken Sie einfach auf Ihren E-Mail-Text und es erscheinen noch zwei weitere.

Sie klicken bitte jetzt auf das Register Layout und dann bitte auf Gitternetzlinien anzeigen.

 

 

Das hat den schönen Effekt, dass alle Tabellenlinien angezeigt werden. In diesem Fall auch die versteckten Tabellenlinien.

Wichtig:

Sie ändern bitte jetzt jede Textzeile oder löschen diese und schreiben Ihren Text. Ihre Textinhalte dürfen auf keinem Fall dem des Originals gleichen.

Nun kennen Sie eine Möglichkeit, über ein Beispiel HTML-E-Mails zu gestalten bzw. zu erstellen. Ich überlasse Sie jetzt Ihrer gestalterischen Ideen, bei der Vollendung Ihrer Vorlage.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie Ihre Vorlage auch als Outlook-Vorlage speichern.

Wollen Sie jetzt eine E-Mail verschicken und dabei Ihre neue Vorlage verwenden, können Sie diese folgendermaßen aufrufen:

In Outlook klicken Sie auf Datei->Neu->Formular auswählen…. Der Rest ist bekannt – sehen Sie weiter oben. Oder Sie gehen auf der Symbolleiste auf den kleinen Pfeil neben Neu und dann auf Formular auswählen….

Bei Fragen und Problemen können Sie sich gerne an mich wenden. Wenn Sie diesen Beitrag als Pdf-Dokument haben möchten, dann sollten Sie auf diesen Link gehen.

Gruß

Ersin Söbütay

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