MS Outlook – Notizen – Termin – Post It’s

Post It's – die individuelle Haftnotiz. Wer kennt diese nicht. Wird immer wieder gern benutzt! Aber wenn man eine bestimmte Notiz sucht, ist diese weg. Aus diesem Grund gibt es in einigen Firmen auch ein strigtes Verbot von Post It's. Microsoft hat in Outlook für diese Situation eine Lösung geschaffen (seit 1996 benutze ich es schon), nämlich den Bereich Notizen.
Für viele eine Option, die kaum genutzt wird. Meistens höre ich von meinen Kunden die Frage: Warum Outlook starten, wenn es doch mit einem Post It oder einem Blatt Papier schneller geht?

Klar, verstehe ich. Doch im Büro-Alltag tritt doch folgende Situation sehr oft auf: Sie führen ein Telefongespräch und notieren sich z.B. den Kundennamen, die Telefonnummer und einen Termin. Jetzt muss dieser Termin noch in den "Öffentlichen Kalender" eingetragen werden und bei einem Neukunden werden Sie die Kontaktdaten bei Kontakte festhalten. Und sind Sie korrekt in Ihrer Büroorganisation, dann heften Sie dieses Schmier-Blatt natürlich in den Notizen-Ordner. Das zum Ablauf.

Microsoft Outlook erleichtert Ihnen nun hier die Arbeit. Zum einen "notieren" Sie bei einem Telefongespräch die Informationen gleich in die Notizen und schieben dann über Drag&Drop einmal die Notiz auf das Symbol Kontakte und dann auf das Symbol Termine. In Kontakte wird gleich ein neuer Kontakt erstellt und brauchen nur noch die Informationen mittels kopieren/ausschneiden&einfügen (copy&paste) an die jeweiligen Stellen platzieren. In Termine machen Sie das genauso. Nun sind Sie fertig. Einmal tippen und der Rest funktioniert über Drag&Drop und copy&paste. Zur Kontrolle haben Sie natürlich auch gleich das Notiz-Blatt in Notizen sicher verwahrt, denn Termine können "ausversehen" gelöscht werden.

Einen Hinweis habe ich noch vergessen: Um Ihre Notizen zu tippen, brauchen Sie nicht unbedingt MS Outlook geöffnet zu haben. Es reicht, wenn Sie eine Notizen-Verknüpfung auf dem Desktop anlegen (Microsoft Outlook Notizen starten ohne Outlook zu öffnen!). Jede getippte Notiz wird automatisch in Outlook gespeichert.

 

Gruß

Ersin Söbütay

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